Kto podpisuje uchwałę KGW?

Wasze Koło Gospodyń Wiejskich prężnie działa: organizujecie festyny, warsztaty, wyjazdy. To wspaniałe! Ale wraz z działaniem pojawia się czasem „papierkowa robota”, a z nią pytania, które potrafią spędzić sen z powiek. Jednym z najczęstszych jest: kto powinien podpisać uchwałę? Czy wystarczy podpis przewodniczącej? A może całego zarządu?

Spokojnie, to wcale nie jest trudne! W tym artykule wszystko wyjaśnimy. Zapomnij o prawniczym żargonie – pokażemy Ci, gdzie znaleźć odpowiedź i jak pewnie poruszać się w sprawach formalnych Waszego KGW.

Czym jest uchwała w KGW i po co się ją tworzy?

Pomyśl o uchwale jak o oficjalnej, spisanej na papierze decyzji całego Koła lub jego Zarządu. To dowód na to, że w ważnej sprawie została podjęta wspólna, przemyślana decyzja. Nie jest to zwykła notatka ze spotkania, ale formalny dokument, który może być potrzebny np. w banku, urzędzie czy podczas składania wniosku o dotację.

Kiedy podejmuje się uchwałę KGW? Najczęściej w sprawach takich jak:

• Przyjęcie nowej członkini do Koła.
• Wybór lub odwołanie Zarządu.
• Zmiana w statucie KGW.
• Decyzja o zakupie droższego sprzętu (np. namiotu na festyny, garnków).
• Ustalenie wysokości składki członkowskiej.
• Zgoda na złożenie wniosku o dofinansowanie.

Kto podpisuje uchwałę KGW? Oto klucz do zagadki!

To jest ważne pytanie a odpowiedź jest prostsza, niż myślisz. Kluczem do rozwiązania tej zagadki jest Wasz najważniejszy dokument – STATUT KGW.

Dlaczego?
Mówi o tym wprost Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich. W artykule 6, punkcie 1, podpunkcie 5 czytamy, że statut koła musi określać:

„tryb podejmowania uchwał przez jego organy„

Oznacza to, że to Wy same, tworząc lub akceptując statut, ustaliłyście zasady. Ustawa daje Wam w tej kwestii dużą swobodę.

Aby dowiedzieć się, kto podpisuje uchwały w Waszym Kole, musicie rozróżnić dwa rodzaje uchwał:

1. Uchwała Walnego Zebrania Członków
To zebranie wszystkich członkiń Koła, czyli najważniejszy organ decyzyjny. Podejmuje ono najważniejsze decyzje, np. o zmianie statutu czy wyborze zarządu.

• Kto podpisuje? Zazwyczaj taką uchwałę (a dokładniej protokół z zebrania, którego uchwała jest częścią) podpisuje Przewodnicząca Walnego Zebrania oraz Protokolant (osoba spisująca protokół). Te osoby są wybierane na początku każdego zebrania i ich zadaniem jest poświadczenie, że wszystko odbyło się zgodnie z planem.

2. Uchwała Zarządu KGW
Zarząd zajmuje się bieżącym prowadzeniem spraw Koła. Uchwały Zarządu dotyczą np. decyzji o przyjęciu nowej członkini czy zakupie potrzebnych rzeczy.

• Kto podpisuje? Tutaj odpowiedź znajduje się w zapisie statutu dotyczącym reprezentacji KGW. Poszukajcie w swoim statucie paragrafu o nazwie „Sposób reprezentacji”, „Reprezentacja Koła” lub podobnym.

Na czym opieramy tę wiedzę?
Ponownie, na Ustawie o kołach gospodyń wiejskich. Artykuł 8, punkt 3 mówi:

„Sposób reprezentowania koła przez zarząd oraz zaciągania zobowiązań majątkowych określa statut„

Co to oznacza w praktyce? W Waszym statucie znajdziecie jeden z poniższych zapisów (lub bardzo podobny):

• „Do składania oświadczeń woli w imieniu Koła uprawniona jest Przewodnicząca działająca samodzielnie.” – Wtedy uchwały zarządu podpisuje tylko Przewodnicząca.
• „Do składania oświadczeń woli w imieniu Koła wymagane jest współdziałanie dwóch członków Zarządu, w tym Przewodniczącej.” – Wtedy uchwałę muszą podpisać dwie wskazane osoby, np. Przewodnicząca i Skarbnik.
• „Do składania oświadczeń woli w imieniu Koła upoważnionych jest dwóch członków Zarządu działających łącznie.” – Wtedy pod uchwałą muszą znaleźć się podpisy dowolnych dwóch członkiń zarządu.

Zatem, aby mieć 100% pewności, wystarczy zrobić dwie rzeczy:

1. Sięgnąć po Wasz statut KGW.
2. Odszukać rozdział dotyczący Zarządu i sposobu reprezentacji. Tam znajdziecie Waszą odpowiedź!

Jak krok po kroku zorganizować głosowanie nad uchwałą?

Wiemy już, kto ma się podpisać. Ale jak w ogóle doprowadzić do tego, żeby uchwała została przegłosowana prawidłowo, zwłaszcza gdy chodzi o ważną sprawę jak zmiana w statucie KGW? Oto prosta instrukcja, która sprawdzi się na każdym zebraniu.

1. Poinformujcie o zebraniu i jego celu.
   Nie zaskakujcie nikogo ważnymi tematami. Z odpowiednim wyprzedzeniem (np. tydzień lub dwa wcześniej, zgodnie z Waszym statutem) ogłoście datę, godzinę i miejsce zebrania. Co najważniejsze, podajcie plan (porządek) obrad. Jeśli planujecie głosować nad uchwałą o zmianie składki, napiszcie to wprost w ogłoszeniu: „Punkt 3: Głosowanie nad uchwałą w sprawie zmiany wysokości składki członkowskiej”.
2. Przygotujcie treść uchwały.
   Zarząd powinien przygotować wcześniej projekt uchwały KGW. Nie musi to być długi, prawniczy dokument. Wystarczy, że będzie zawierał: numer uchwały (np. Uchwała nr 1/2024), datę, tytuł (np. „w sprawie zakupu nowego namiotu”) i krótką, jasną treść decyzji (np. „Postanawia się przeznaczyć kwotę 2000 zł na zakup namiotu imprezowego”).
3. Przeprowadźcie głosowanie na zebraniu.
   Po przedstawieniu sprawy i dyskusji, przewodnicząca zebrania zarządza głosowanie. Najprościej jest to zrobić przez podniesienie ręki. Należy policzyć głosy „za”, „przeciw” i „wstrzymujące się”. Wynik głosowania musi być zapisany w protokole z zebrania.
4. Spiszcie protokół i zdobądźcie podpisy.
   Po zebraniu osoba wyznaczona na protokolanta spisuje protokół, w którym krótko opisuje przebieg spotkania i wyniki głosowań. Pod takim protokołem, którego częścią są podjęte uchwały, podpisuje się przewodniczący zebrania i protokolant. Gotowe!

Kiedy uchwała jest niezbędna?

Teoria to jedno, ale zobaczmy, jak to wygląda w praktyce. Oto kilka sytuacji, które na pewno znacie, i w których uchwała KGW jest nie tylko pomocna, ale wręcz konieczna.

• Sytuacja 1: Zakup drogich garnków na festyny.
  Koło „Malwy” chce kupić duży, profesjonalny zestaw garnków za 1500 zł ze środków zebranych ze składek. To spory wydatek. Aby uniknąć niedomówień, Zarząd na swoim posiedzeniu podejmuje uchwałę KGW o przeznaczeniu tej kwoty na zakup. W statucie „Malw” jest zapis, że do reprezentacji KGW i zaciągania zobowiązań finansowych potrzebne są podpisy Przewodniczącej i Skarbnika. Dlatego pod uchwałą podpisują się obie panie. Mają dzięki temu czarno na białym dowód, że decyzja była wspólna i oficjalna.

• Sytuacja 2: Podniesienie składki członkowskiej.
  W KGW „Rumianki” obecna składka w wysokości 20 zł rocznie już nie wystarcza. Zarząd proponuje podniesienie jej do 30 zł. Taka decyzja dotyczy wszystkich członkiń, więc musi być podjęta przez Walne Zebranie. Na zebraniu, po burzliwej dyskusji, odbywa się głosowanie. Większość jest „za”. W protokole z zebrania zapisuje się treść podjętej uchwały o zmianie wysokości składki, a pod całym dokumentem podpisuje się wybrana na początku spotkania Przewodnicząca Zebrania i Protokolantka.

• Sytuacja 3: Złożenie wniosku o dotację do urzędu gminy.
  Koło „Niezapominajki” chce starać się o 5000 zł dotacji na organizację Dnia Kobiet. We wniosku do urzędu trzeba wskazać, kto jest upoważniony do reprezentowania Koła i podpisania umowy o dotację. Zgodnie ze statutem, do reprezentacji KGW upoważniona jest sama Przewodnicząca. Aby jednak mieć formalne potwierdzenie, że cały Zarząd zgadza się na ten konkretny projekt, podejmowana jest krótka uchwała Zarządu o upoważnieniu Przewodniczącej do złożenia wniosku i podpisania ewentualnej umowy. Taki dokument, podpisany przez Przewodniczącą (zgodnie ze statutem), można nawet dołączyć do wniosku, co pokazuje profesjonalizm i dobrą organizację Koła.

Nie bój się formalności! Statut to Twój przyjaciel, a nie wróg.

Wiele osób myśli, że tworzenie uchwał czy zmiana statutu to coś niezwykle skomplikowanego, zarezerwowanego dla prawników. To mit! Pomyśl o statucie jak o Waszej wewnętrznej umowie – to zbiór zasad, które same ustaliłyście, aby ułatwić sobie współpracę i uniknąć nieporozumień.

Gdy macie jasne zasady w statucie, kończą się kłótnie i wątpliwości. Nie ma już pytań: „Kto ma podpisać umowę na wynajem sali?”, „Kto może złożyć wniosek do gminy?”. Odpowiedź zawsze jest w Waszym statucie. To narzędzie, które daje Wam spokój i pewność działania.

Podsumowanie

Zapamiętaj te trzy proste zasady:

1. Uchwała KGW to Wasza oficjalna, pisemna decyzja.
2. To, kto ją podpisuje, zależy od tego, czy jest to uchwała Walnego Zebrania (podpisuje Przewodniczący zebrania i Protokolant), czy uchwała Zarządu.
3. W przypadku uchwał Zarządu, kluczowy jest zapis w statucie KGW dotyczący reprezentacji KGW. To on precyzyjnie określa, czy wystarczy podpis jednej osoby, czy potrzebne są dwie.

Zarządzanie Waszym Kołem Gospodyń Wiejskich nie musi być skomplikowane. Wystarczy zajrzeć do własnych zasad, które same ustaliłyście.