Spis treści

Krótka odpowiedź: dla samego urzędu, który organizuje konkurs, faktury faktycznie nie są potrzebne. Gwarantowane wsparcie finansowe za udział i przygotowanie potraw urząd przelewa po konkursie i nie wymaga jego rozliczania. Ale faktury (lub opisane paragony) są potrzebne dla wewnętrznej księgowości Waszego koła. Jeśli każda gospodyni przyniesie składniki ze swojej kuchni i nie zbierzecie żadnych dowodów zakupu, cała otrzymana kwota zostanie na koncie koła jako czysty dochód i nie będziecie mogli zwrócić pieniędzy paniom za produkty.

Dlaczego pieniędzy z konkursu nie wolno po prostu rozdać

Z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich prowadzonego przez ARiMR koło nabywa osobowość prawną. Staje się odrębnym bytem z własnym majątkiem i własnymi pieniędzmi. To kluczowa rzecz, którą trzeba zrozumieć: środki na koncie koła nie są prywatną własnością poszczególnych członkiń.

Prawo mówi jasno, że dochód z działalności KGW musi służyć wyłącznie celom statutowym i nie może być dzielony między członków. Przelane przez urząd wsparcie wchodzi więc w skład oficjalnego majątku organizacji. To dlatego nie można wypłacić gotówki z konta i rozdać jej gospodyniom „za produkty”, jeśli nie ma na te produkty żadnych dowodów. Taka wypłata byłaby nielegalnym podziałem majątku między członków, niezależnie od tego, czy urząd kiedykolwiek poprosi o rozliczenie.

Księgowa pułapka składników bez dowodów zakupu

Załóżmy, że umawiacie się tak: każda przynosi jajka, mąkę, mięso ze swojego domu i nikt nie bierze paragonów. Z punktu widzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) koło nie poniosło wtedy żadnych kosztów przygotowania potraw. Efekt jest prosty i niewygodny: cała wpłacona kwota staje się dochodem koła, który zostaje zamrożony na koncie z przeznaczeniem na inne, udokumentowane cele statutowe w przyszłości. Panie, które wyłożyły własne pieniądze na zakupy, nie odzyskają ich legalnie.

Jak łatwo udokumentować zakupy bez faktury VAT

Tu jest dobra wiadomość. Żeby koło mogło zgodnie z prawem zrekompensować gospodyniom wydatki na żywność, w ewidencji muszą znaleźć się dowody zakupu, ale nie muszą to być faktury VAT z numerem NIP. Zgodnie z zasadami prowadzenia UEPiK zakupy materiałów, żywności oraz napojów bezalkoholowych można udokumentować zwykłymi paragonami fiskalnymi.

Żeby taki paragon stał się pełnoprawnym dowodem księgowym, wystarczy na jego odwrocie odręcznie dopisać trzy rzeczy:

pełną nazwę koła gospodyń wiejskich,
adres koła,
rodzaj zakupionego towaru.

To wszystko. Paragon ze sklepu plus trzy linijki długopisem na odwrocie i macie legalny dowód, na podstawie którego koło zwróci paniom pieniądze. Warto przy tym pamiętać o jednej rzeczy: paragon wystarczy tylko do żywności i napojów bezalkoholowych, więc to akurat domena konkursu kulinarnego.

Co z tego wynika w praktyce

Najbezpieczniej jest tak: panie robią zakupy, biorą paragony, a po konkursie koło zwraca im poniesione koszty na podstawie tych opisanych paragonów. Zbiórka składników od członkiń bez dowodów zakupu wygląda na wygodną, ale w praktyce zostawia gospodynie z pustymi rękami, a pieniądze blokuje na koncie koła. Fakt, że urząd nie wymaga rozliczenia, niczego tu nie zmienia, bo to nie urząd, lecz Wasza własna księgowość potrzebuje tych dowodów. Jedna umowa z paniami przed zakupami i pudełko na paragony przy garach załatwiają sprawę raz na zawsze.