Jak wygląda walne zebranie KGW

Dla wielu kół przygotowanie Walnego Zebrania może wydawać się trudne lub stresujące – zwłaszcza, jeśli robi się to po raz pierwszy. W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak zorganizować spotkanie KGW zgodnie z przepisami i nie gubiąc się w formalnościach. Wszystko po to, by było przejrzyście, legalnie i z korzyścią dla wspólnoty. Na końcu artykułu znajdują się gotowe wzory potrzebnych dokumentów.

Co to jest walne zebranie i dlaczego jest takie ważne?

Zgodnie z wzorcowym statutem Koła Gospodyń Wiejskich (par. 9 ust. 1) oraz ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich, Walne Zebranie Członków to najwyższy organ podejmujący decyzje w Kole. To właśnie na Walnym podejmowane są najważniejsze uchwały, w tym te dotyczące zatwierdzenia sprawozdań, udzielenia absolutorium czy wyboru zarządu. To organ, który kontroluje działania zarządu i podejmuje decyzje strategiczne dla całej organizacji – żadna inna grupa w Kole nie ma takich kompetencji.

To oficjalna i jedyna prawidłowa nazwa. Choć w praktyce spotykamy się z określeniami typu „zebranie merytoryczne”, „sprawozdawcze” czy „wyborcze” – wszystkie te formy dotyczą jednego typu wydarzenia: Walnego Zebrania Członków KGW, z różnym zakresem spraw wpisanych do porządku obrad.

Kiedy organizuje się Walne Zebranie KGW?

Zgodnie z § 9 ust. 2 wzorcowego statutu, Walne Zebranie Członków powinno być zwoływane przez zarząd raz w roku, nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego (czyli zwykle do 30 czerwca).

Z kolei § 11 statutu mówi, że kadencja Zarządu i Komisji Rewizyjnej trwa 3 lata. Dlatego co trzy lata należy zorganizować zebranie z punktem porządku obrad dotyczącym wyboru nowych władz. Można połączyć to z rocznym zebraniem sprawozdawczym – co jest praktyką wygodną i zgodną z przepisami.

Cechy Walnego zebrania z punktu widzenia prawa

O to istotne elementy, które są konieczne aby można było uznać spotkanie KGW za prawidłowe Walne Zebranie Członków:

• Zwołanie przez zarząd – obowiązek wynikający z § 9 ust. 2 statutu. Alternatywnie zebranie może zostać zwołane na wniosek 1/3 członków KGW lub Komisji Rewizyjnej (§ 9 ust. 3).
• Zawiadomienie z porządkiem obrad – musi być przekazane członkom co najmniej 14 dni przed terminem zebrania (§ 9 ust. 5).
• Obecność wymaganej liczby członków (quorum) – statut zakłada obecność ponad 50% członków zwyczajnych (§ 9 ust. 6). Jeśli nie ma quorum, zarząd może wyznaczyć drugi termin zebrania, które odbywa się bez względu na liczbę obecnych.
• Podjęcie uchwał i sporządzenie dokumentacji – protokół z Walnego Zebrania KGW, uchwały, lista obecności.

Przykład z praktyki: Koła Gospodyń Wiejskich stosują różne, skuteczne formy informowania o walnym zebraniu: publikują ogłoszenie na Facebooku, piszą w grupach na Messengerze, dzwonią i wysyłają SMS-y do członkiń, a nawet proszą lokalnego księdza o odczytanie ogłoszenia po mszy. Takie działania są zgodne z ich statutem i umożliwiają dotarcie z informacją do wszystkich członków.

Jak ułatwić sobie prowadzenie Walnego Zebrania KGW?

Z praktyki wielu Kół Gospodyń Wiejskich wynika, że warto:

• przygotować gotowy porządek obrad i udostępnić go członkom wcześniej (można też dołączyć do zawiadomienia);
• ustalić wcześniej, kto poprowadzi spotkanie i kto będzie protokolantem;
• mieć przygotowane formularze uchwał (np. o absolutorium czy wyborze władz);
• prowadzić zebranie w sposób uporządkowany, krok po kroku, zgodnie z przyjętym porządkiem.

Przykład z praktyki: w jednym z KGW, po otwarciu zebrania wybiera się protokolanta i głosuje nad porządkiem obrad. Następnie przewodnicząca przedstawia sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie finansowe, pokazuje większe zakupy (np. stroje), a później otwiera dyskusję o planach i wydatkach na nowy rok. Członkinie zgłaszają swoje wnioski i głosują nad nimi. Zebranie kończy się głosowaniem nad absolutorium.

Jak powinien wyglądać plan Walnego Zebrania punkt po punkcie?

1. Powitanie zebranych i przedstawienie celu spotkania.
2. Wybór protokolanta.
3. Zatwierdzenie porządku obrad.
4. Sprawozdanie z działalności koła za rok poprzedni.
5. Sprawozdanie finansowe (skąd pochodziły środki i na co zostały wydane).
6. Prezentacja większych zakupów (np. sprzęt lub strój).
7. Dyskusja i planowanie działań na kolejny rok.
8. Zgłaszanie i głosowanie nad wnioskami członków.
9. Udzielenie absolutorium.
10. (jeśli dotyczy) Wybory nowych władz.
11. Zakończenie zebrania.

Jakie dokumenty zebrać na koniec Walnego Zebrania i w jakiej formie?

Zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami, po Walnym Zebraniu KGW powinny zostać:

• Lista obecności – podpisy wszystkich uczestników,
• Protokół z Walnego Zebrania KGW – z podsumowaniem przebiegu zebrania i wynikiem głosowań,
• Uchwała o udzieleniu absolutorium – coroczna,
• Uchwały o wyborze władz (jeśli dotyczy),
• Ewentualne inne uchwały.

Dokumenty te należy przechowywać w wersji papierowej przez co najmniej 10 lat. Warto również zeskanować je do archiwum cyfrowego – szczególnie, gdy KGW korzysta z dotacji ARiMR.

Uwaga: Po walnym zebraniu nie składa się dokumentów do ARiMR, chyba że na zebraniu podjęliście uchwały dotyczące:

• zmiany zarządu,
• wpisania lub wypisania członków,
• zmiany statutu.

W takich przypadkach należy zgłosić te zmiany do ARiMR w ciągu 30 dni od podjęcia uchwały. Jeśli było to zwykłe, coroczne Walne Zebranie sprawozdawcze, bez zmian osobowych czy statutowych – nie zgłaszacie nic.

W niektórych kołach protokół ma bardzo przejrzystą strukturę. Przykład: „W dniu [data] odbyło się zebranie sprawozdawcze Koła Gospodyń Wiejskich w [miejscowość]. Na protokolanta wybrano [imię i nazwisko] (wybór jednogłośny). Przewodnicząca KGW przedstawiła program zebrania (załącznik nr 1).”

Do protokołu dołącza się:

• program zebrania (jako załącznik nr 1),
• sprawozdanie z działalności (jako załącznik nr 2),
• sprawozdanie finansowe (jako załącznik nr 3),
• uchwały (kolejne załączniki),
• listę obecności (ostatni załącznik).

Protokół podpisuje protokolant i przewodnicząca zebrania.

Kiedy Walne Zebranie można uznać za ważne?

Zebranie KGW można uznać za ważne, jeśli:

• zostało zwołane zgodnie z § 9 statutu,
• członkowie zostali powiadomieni z 14-dniowym wyprzedzeniem,
• zachowano wymagane quorum (lub zorganizowano drugie zebranie),
• protokół i uchwały są podpisane i archiwizowane.

Jakie rzeczy można robić bez Walnego Zebrania?

Zarząd Koła Gospodyń Wiejskich ma prawo prowadzić bieżące działania, w tym:

• zakupy do ściśle określonej kwoty,
• organizację wydarzeń lokalnych,
• pisanie i składanie projektów,
• zarządzanie kontem bankowym Koła.

Bez udziału Walnego Zebrania nie wolno:

• zatwierdzać sprawozdań,
• udzielać absolutorium,
• zmieniać statutu,
• wybierać władz,
• podejmować zobowiązań przekraczających kompetencje zarządu.

Podsumowanie najważniejszych informacji

Walne Zebranie KGW to podstawowe narzędzie decyzyjne w Kole Gospodyń Wiejskich. Musi odbywać się minimum raz w roku, zgodnie z przepisami statutu i ustawy. Poprawnie przeprowadzone spotkanie KGW zapewnia legalność działania, porządek organizacyjny i spokój w razie kontroli. Warto potraktować je nie tylko jako obowiązek, ale też jako realną okazję do wspólnego planowania i wzmacniania wspólnoty.

Darmowe wzory dokumentów do pobrania

wzór protokół z walnego zebrania KGW

wzór uchwała udzielająca absolutorium

wzór powiadomienie członków o walnym zebaniu

wzór uchwały nowego zarządu

wzór lista obecnosci podczas walnego zebrania