Sprzedaż na festynie. Jak to rozliczyć w nowym KGW?
Wiele kół gospodyń wiejskich zaczyna od właśnie takiego pytania: mamy nasze produkty, chcemy sprzedawać na festynie, dożynkach albo jarmarku, i co z tym zrobić potem? Zakupy rozumiemy, bo jest faktura. Ale sprzedaż?
Dobre wieści: jest prosto, jeśli wiesz, jak to powinno wyglądać.
Czym jest KGW w świetle prawa?
Koło Gospodyń Wiejskich zarejestrowane na podstawie ustawy z 2018 r. (o KGW) jest organizacją pozarządową posiadającą osobowość prawną. To ważne, bo oznacza, że KGW może legalnie prowadzić działalność zarobkową (sprzedawać produkty, usługi, wyroby) bez zakładania spółki czy działalności gospodarczej.
Co do zasady: dochody z tej działalności powinny być przeznaczane na cele statutowe koła.
Dokumentowanie sprzedaży. Co wystawić?
KGW nie musi wystawiać faktur VAT, chyba że jest zarejestrowanym podatnikiem VAT (co dla świeżo zarejestrowanych kół jest rzadkością). Najczęstsze sytuacje to:
Sprzedaż bez kasy fiskalnej
Limit 20 000 zł obrotu rocznie ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych to próg zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej, wynikający z rozporządzenia Ministra Finansów (aktualnie obowiązuje do końca 2027 r.). KGW jako organizacja pozarządowa podlega tym samym zasadom co stowarzyszenia i fundacje, co potwierdzają interpretacje podatkowe i opracowania dla NGO. Dla większości kół prowadzących sporadyczną sprzedaż na festynach to zupełnie realny próg.
Ważna uwaga: zwolnienie to nie obejmuje niektórych kategorii towarów, dla których obowiązek kasowy powstaje od pierwszej złotówki (np. wyroby tytoniowe, alkohol, paliwa). Przy typowej sprzedaży produktów spożywczych i rękodzieła ten wyjątek jednak nie dotyczy.
W takim przypadku wystarczy prowadzić ewidencję sprzedaży. Może to być zwykła tabelka z kolumnami: data, opis towaru, ilość, cena jednostkowa, wartość. Ważne, żeby była rzetelna i żeby można było z niej odtworzyć całość sprzedaży z danego dnia.
Na życzenie kupującego: rachunek
Jeśli ktoś poprosi o potwierdzenie zakupu, możecie wystawić rachunek (nie fakturę VAT). Rachunek to uproszczony dokument zawierający dane sprzedawcy (KGW + NIP), dane kupującego, opis towaru i kwotę. Nie potrzeba do tego żadnego specjalnego oprogramowania, wystarczy szablon w Wordzie lub Excelu.
Jak to wpisać do rozliczenia. Tabelka Excel
Prosta ewidencja sprzedaży z festynu może wyglądać tak:
| Data | Wydarzenie | Produkt | Ilość | Cena jedn. (zł) | Wartość (zł) | Forma płatności |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 15.06.2025 | Festyn gminny | Słoik dżemu | 12 | 15,00 | 180,00 | gotówka |
| 15.06.2025 | Festyn gminny | Ciasto drożdżowe | 5 | 25,00 | 125,00 | gotówka |
| 15.06.2025 | Festyn gminny | Serwetka haftowana | 3 | 40,00 | 120,00 | gotówka |
| SUMA | 425,00 |
Na koniec dnia wpisujecie sumę do zbiorczego zestawienia miesiąca (albo roku, jeśli sprzedaż jest rzadka). To wszystko.
Warto dodać kolumnę „Uwagi”, przyda się np. gdy coś oddaliście albo zdarzyła się zamiana produktu.
Jak powiązać zakupy ze sprzedażą?
Jeśli kupujecie składniki lub produkty na fakturę, a potem sprzedajecie gotowy wyrób, faktury zakupowe to wasze koszty. Wpisujecie je do drugiej tabeli: koszty. Różnica między przychodami a kosztami to wynik finansowy koła z danej działalności.
Nie musicie tego przeliczać „na sztukę”, chyba że chcecie wiedzieć, czy wychodzicie na plus. W prostym rozliczeniu wystarczy:
- Przychody ze sprzedaży = suma z ewidencji sprzedaży
- Koszty zakupów = suma z faktur
- Wynik = przychody minus koszty
Ten wynik trafia do sprawozdania finansowego koła za rok. KGW zarejestrowane w ARiMR składa je do 31 marca za rok poprzedni.
Kilka praktycznych rzeczy, o których warto pamiętać
Zbierajcie paragon z kasy lub rachunek za każde stoisko. Jeśli płacicie za wynajem miejsca na festynie, to też jest koszt, wpisujcie go do ewidencji wydatków.
Gotówkę z festynu wpłaćcie na konto koła. Nie zostawiajcie jej w „kasie koła” bez udokumentowania wpływu. Wystarczy przelew z opisem „Utarg ze sprzedaży, festyn gminny 15.06.2025″.
Nie mieszajcie pieniędzy prywatnych z pieniędzmi koła. To najczęstszy błąd, który potem sprawia problemy przy sprawozdaniu.
Jeśli ktoś chce rachunek, wystawcie go. Możecie mieć przygotowany prosty szablon z logiem i NIP-em koła. Wystawiacie w dwóch egzemplarzach: jeden dla kupującego, jeden do waszej dokumentacji.
Czy trzeba to gdzieś zgłaszać?
Nie, sprzedaż na festynie nie wymaga żadnego dodatkowego zgłoszenia. Warunkiem jest tylko to, żeby działalność była zgodna ze statutem koła i żeby dochody były przeznaczane na cele statutowe, nie na prywatne wypłaty dla członkiń.
Jeśli jednak sprzedaż zacznie przekraczać kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie, warto skonsultować się z księgową znającą specyfikę organizacji pozarządowych. Przy pewnej skali mogą pojawić się dodatkowe obowiązki podatkowe.
Prowadzenie ewidencji nie jest trudne, potrzeba tylko konsekwencji i prostego arkusza. Jeśli macie pytania, co dokładnie wpisać w zestawieniu rocznym dla ARiMR albo jak zbudować taką tabelkę pod konkretne produkty, zapytajcie w komentarzu.
