Spis treści

To pytanie pojawia się w kołach bardzo często, szczególnie przed jakimś lokalnym wydarzeniem czy warsztatami, gdy termin goni, a przelew jeszcze nie dotarł. Dobra wiadomość: sama decyzja o przyznaniu pomocy to już solidna podstawa do działania.

Co mówi decyzja?

Najważniejszy dokument to właśnie ta decyzja z ARiMR, którą dostałyście. To w niej jest wpisany termin, w którym musicie wydać pieniądze, najczęściej do 31 grudnia danego roku. Jeśli planowany zakup mieści się w tym terminie i jest zgodny z celami Waszego koła, co do zasady możecie go rozliczyć z dotacji. To, kiedy przelew faktycznie trafi na konto, ma tu znaczenie drugorzędne.

Jak dokumentować zakupy?

Trzy żelazne zasady:

Faktura, nie paragon. Paragony w rozliczeniach z ARiMR zazwyczaj nie wystarczą. Przy każdym zakupie proście o fakturę lub rachunek wystawiony na dane Waszego koła.

Płatność z konta koła. Przelew bankowy zostawia ślad i znacznie ułatwia życie przy ewentualnej kontroli dokumentowej.

Opisujcie dokumenty. Na odwrocie każdej faktury zapiszcie, na jaki cel statutowy zostały wydane środki, np. „warsztaty kulinarne 15.08″ albo „zakup strojów na dożynki”.

Złota zasada

Przepisy są po Waszej stronie, ale nie ma zamkniętej listy wydatków kwalifikowalnych, każdy przypadek urzędnicy oceniają osobno. Dlatego przy każdym zakupie, który budzi choćby małą wątpliwość, warto zadzwonić lub napisać do opiekuna z lokalnego biura ARiMR jeszcze przed wydaniem pieniędzy. Najlepiej dostać taką odpowiedź na piśmie lub mailowo, to Wasza polisa na wypadek kontroli.