Rezygnacja przewodniczącej KGW: czy trzeba przekazać dokumenty następczyni?

Tak. Ustępująca przewodnicząca powinna przekazać następczyni całą dokumentację koła, bo dokumenty należą do KGW jako osoby prawnej, a nie do osoby, która akurat pełni funkcję. Ale sama rezygnacja to dopiero początek: zebranie członków musi wybrać nowy zarząd, a zmianę trzeba zgłosić do Krajowego Rejestru KGW w ARiMR. Poniżej krok po kroku, co i w jakiej kolejności zrobić.

Czy ustępująca przewodnicząca może zatrzymać dokumenty koła?

Nie. Dokumentacja koła nie jest prywatną własnością przewodniczącej, tylko majątkiem koła jako osoby prawnej. Statut, uchwały, faktury, pieczątki, dostęp do konta, korespondencja z ARiMR, lista członkiń: to wszystko zostaje w kole i przechodzi na nowy zarząd. Odchodząca przewodnicząca ma obowiązek to przekazać, nawet jeśli rozstanie z funkcją jest na chłodno.

Z naszej pracy z setkami kół widzimy, że zmiana na stanowisku przewodniczącej najczęściej wywraca się właśnie tutaj: koło wybiera nowe władze, ale nikt nie spisał, co konkretnie zostało przekazane. Nowa przewodnicząca zostaje bez dostępu do historii finansowej i statutowej, a to od razu blokuje i opóźnia rejestrację zmian w ARiMR.

Kto wybiera nową przewodniczącą

Nową przewodniczącą wybiera zebranie członków, nie ustępujący zarząd. Tak mówi ustawa o kołach gospodyń wiejskich: to zebranie członków wybiera i odwołuje członków zarządu, w tym przewodniczącą i jej zastępców. Według wzorcowego statutu zarząd koła liczy trzy osoby wybierane na trzyletnią kadencję.

W praktyce wygląda to tak: zarząd zwołuje zebranie, w porządku obrad wpisujecie wprost punkt o wyborze nowej przewodniczącej, a decyzja zapada uchwałą. Jak prawidłowo poprowadzić takie zebranie i podjąć uchwałę, opisaliśmy w osobnych tekstach o tym, jak wygląda walne zebranie KGW oraz kto podpisuje uchwałę KGW.

Co konkretnie się przekazuje

Przekazanie ma objąć wszystko, czego nowy zarząd potrzebuje, żeby koło działało bez przerwy. Warto przejść po liście:

• dokumenty rejestrowe oraz statut lub regulamin koła,
• księga uchwał i protokoły z zebrań,
• dokumentacja finansowo-księgowa: faktury, sprawozdania, rozliczenia dotacji,
• pieczątki koła i pieczątki imienne,
• dostęp do rachunku bankowego (zmiana osób upoważnionych w banku),
• dokumenty NIP i REGON oraz korespondencja z ARiMR i urzędami,
• aktualna lista członkiń i dokumenty członkowskie,
• hasła i dostępy do skrzynki mailowej, profili w social mediach i konta na gov.pl.

Osobno zwróćcie uwagę na konto bankowe. Wzorcowy statut wymaga, żeby przy sprawach majątkowych działały razem dwie osoby z zarządu, więc po zmianie przewodniczącej trzeba zaktualizować osoby upoważnione w banku. Inaczej nowe władze nie ruszą żadnego przelewu.

Po co protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół zdawczo-odbiorczy to spisana lista tego, co zostało przekazane, podpisana przez obie strony: ustępującą i nową przewodniczącą. Ustawa go nie wymaga, ale to właśnie ten jeden dokument najczęściej ratuje koło przed późniejszymi nieporozumieniami. Jeśli za pół roku okaże się, że brakuje segregatora z fakturami, protokół od razu pokazuje, czy rzecz była przekazana, czy nie.

Do tego artykułu dołączamy gotowy wzór protokołu do pobrania, w wersji do edycji (DOCX) i do druku (PDF). Wystarczy uzupełnić nazwę koła, daty i listę przekazanych dokumentów.

Pobierzcie wzór protokołu zdawczo-odbiorczego: wersja do edycji (DOCX) lub wersja do druku (PDF).

Jak zgłosić zmianę przewodniczącej do ARiMR

Zmiana składu zarządu to zmiana danych, która podlega obowiązkowemu wpisowi do rejestru. Zgłaszacie ją wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru KGW z zaznaczonym celem „zmiana danych”, składanym do kierownika Biura Powiatowego ARiMR. Postępowania w sprawie wpisu i zmiany wpisu są wolne od opłat.

W każdym Biurze Powiatowym ARiMR działa Pełnomocnik do spraw KGW. To dobry adres, żeby dopytać, jakie dokładnie załączniki (np. uchwałę zebrania i protokół) wasze biuro chce zobaczyć przy tej konkretnej zmianie, bo szczegóły potrafią się różnić między biurami.

Jeśli wasze koło działa nie z ustawy o KGW, tylko jako stowarzyszenie wpisane do KRS, zmianę władz zgłasza się do KRS na formularzach KRS-Z20 i KRS-ZK w terminie siedmiu dni od wyboru nowego zarządu.

Procedura w skrócie

1. Przewodnicząca składa pisemną rezygnację (zgodnie z waszym statutem).
2. Zarząd zwołuje zebranie członków z punktem o wyborze nowej przewodniczącej.
3. Zebranie podejmuje uchwałę o wyborze; protokół podpisują przewodnicząca zebrania i protokolant.
4. Następuje fizyczne przekazanie dokumentacji, najlepiej na protokole zdawczo-odbiorczym.
5. Koło zgłasza zmianę danych do ARiMR (cel „zmiana danych”).
6. Aktualizujecie dane w banku, urzędach i u stałych kontrahentów.

Najczęstsze pytania

Czy ustępująca przewodnicząca może zatrzymać dokumenty koła?
Nie. Dokumentacja należy do KGW jako osoby prawnej i musi trafić do nowego zarządu.

Czy rezygnacja wymaga formy pisemnej?
Dla bezpieczeństwa i dowodu tak. Dokładny tryb (komu się ją składa) reguluje statut koła.

Kto wybiera nową przewodniczącą?
Zebranie członków, w głosowaniu, zgodnie ze statutem.

Czy trzeba zgłaszać zmianę do ARiMR?
Tak. Zmiana składu zarządu to zmiana danych podlegająca obowiązkowemu wpisowi. Wniosek z celem „zmiana danych” składacie do Biura Powiatowego ARiMR, bez opłat.

Czy potrzebny jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Ustawa go nie wymaga, ale to silnie zalecana dobra praktyka, która chroni obie strony. Gotowy wzór do pobrania (DOCX i PDF) znajdziecie wyżej w tym artykule.