Jak koło gospodyń wiejskich może rozliczyć dojazd na konkurs prywatnym samochodem

Koło nie weźmie faktury za paliwo na prywatne auto członkini, bo samochód nie należy do koła i księgowa ma tu rację. Właściwa droga to zwrot kosztów przejazdu na rzecz koła: zarząd podejmuje uchwałę o zasadach zwrotu, osoba jadąca na konkurs składa wniosek z ewidencją przebiegu, a koło wypłaca kwotę i wpisuje ją po stronie kosztów w uproszczonej ewidencji (UEPiK).

Dlaczego faktura za paliwo na koło nie zadziała

Faktura za paliwo wystawiona na NIP koła ma sens tylko wtedy, gdy paliwo trafia do pojazdu należącego do koła albo używanego przez koło na podstawie umowy. Prywatny samochód członkini ani jej męża tego nie spełnia, więc agencja czy biuro rachunkowe słusznie odmawia przyjęcia takiej faktury.

Majątek koła, w tym pieniądze ze składek, darowizn i dotacji, służy wyłącznie celom statutowym i nie może być dzielony między członkinie. Wyjazd na konkurs, na którym koło reprezentuje swoją miejscowość, mieści się w działalności statutowej. Dlatego sam koszt dojazdu jest jak najbardziej do pokrycia przez koło, tylko innym dokumentem niż faktura paliwowa.

Jak koło legalnie zwraca koszt dojazdu

Zamiast faktury za paliwo koło stosuje zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu, liczony według przejechanych kilometrów. Potrzebne są trzy dokumenty, wszystkie tworzone wewnątrz koła:

Pierwszy to uchwała zarządu, która ustala, że koło zwraca koszty przejazdów związanych z działalnością koła, i podaje stawkę za kilometr. Zarząd kieruje działalnością koła i reprezentuje je na zewnątrz, więc to on jest organem właściwym do takiej decyzji.

Drugi to wniosek o zwrot kosztów, który składa osoba reprezentująca koło na wyjeździe. Trzeci to ewidencja przebiegu pojazdu, czyli zestawienie z datą, celem i trasą przejazdu oraz liczbą kilometrów. Na tej podstawie koło wylicza kwotę i wypłaca ją z konta lub z kasy.

Ile wynosi zwrot za kilometr w 2026 roku

Stawki używane jako punkt odniesienia w 2026 roku to 0,89 zł za kilometr dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł za kilometr dla auta powyżej 900 cm³. Dla motocykla jest to 0,69 zł, dla motoroweru 0,42 zł. Kwotę liczy się prosto: liczba przejechanych kilometrów razy stawka.

Przykład z życia koła: konkurs oddalony o 120 km w jedną stronę to 240 km w obie strony. Przy aucie powyżej 900 cm³ daje to 240 × 1,15 zł, czyli 276 zł zwrotu dla osoby, która dowiozła reprezentację.

Warto pamiętać o jednym. Te stawki pochodzą z przepisów pisanych dla relacji pracodawca–pracownik, a koło nie jest pracodawcą, a członkinie nie są jego pracownicami. Dla koła stawka kilometrowa jest rozsądnym punktem odniesienia i górnym pułapem, a nie ustawowym obowiązkiem. Zarząd może w uchwale przyjąć właśnie te wartości, żeby nie kombinować.

Co zrobić, gdy prowadzi mąż, a nie członkini

Sytuacja, w której na konkurs jadą dwie–trzy osoby, a prowadzi mąż jednej z członkiń, jest typowa i da się ją czysto rozliczyć. Zwrot kosztu to świadczenie na rzecz koła, a nie wynagrodzenie dla kierowcy. Wniosek o zwrot składa członkini, która reprezentuje koło na wyjeździe, bo to ona realizuje cel statutowy. To, że za kierownicą siedział mąż, nie zmienia tego, że koszt przejazdu ponosi koło.

Jeśli chcecie to ująć jeszcze formalniej, osoba spoza koła może działać jako wolontariusz na rzecz koła. Do kół gospodyń stosuje się przepisy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które pozwalają zwracać wolontariuszowi koszty podróży.

Jak wpisać zwrot do uproszczonej ewidencji (UEPiK)

Zwrot kosztu dojazdu wpisuje się w UEPiK po stronie kosztów, w miesiącu wypłaty, na podstawie uchwały i wniosku z ewidencją przebiegu. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie o uproszczonej ewidencji dla kół (Dz.U. 2025 poz. 1879), które zastąpiło wcześniejsze z 2019 roku. Podstawowy układ pozostał: prowadzicie zestawienie przychodów i kosztów, a każdy wpis opieracie na dowodzie księgowym.

Jeśli koło korzysta z biura rachunkowego, wystarczy przekazać komplet trzech dokumentów. Księgowa nie potrzebuje faktury za paliwo, bo podstawą kosztu jest tu wewnętrzne rozliczenie przejazdu, nie zakup paliwa.

Wzory do pobrania

Żeby nie zaczynać od pustej kartki, przygotowaliśmy komplet trzech gotowych dokumentów do uzupełnienia. Każdy pobierzesz w wersji edytowalnej (DOCX) i do druku (PDF). Wszystkie opracował Skarbiec KGW, dlatego w stopce znajdziesz nasze logo i adres strony.

Uchwała zarządu o zasadach zwrotu kosztów przejazdów

Jednorazowy dokument, który ustala w kole zasady zwrotu i stawkę za kilometr. Podejmujecie go raz, a potem przy każdym wyjeździe wystarczy wniosek z ewidencją. Wzór ma układ paragrafów, wpisane stawki na 2026 rok i pola na podpisy członków zarządu.

Pobierz wzór (DOCX, edytowalny) | Pobierz wzór (PDF, do druku)

Ewidencja przebiegu pojazdu

Tu wpisujecie konkretne przejazdy: datę, cel i trasę oraz liczbę kilometrów. Na tej podstawie liczy się kwotę zwrotu. Wzór mieści osiem przejazdów i ma wiersz podsumowania „RAZEM do wypłaty”.

Pobierz wzór (DOCX, edytowalny) | Pobierz wzór (PDF, do druku)

Wniosek o zwrot kosztów przejazdu

Składa go osoba, która dojechała na konkurs czy festyn w imieniu koła. Zawiera cel i trasę wyjazdu, miejsce na wyliczenie kwoty oraz adnotację zarządu o zatwierdzeniu. Do wniosku dołącza się wypełnioną ewidencję przebiegu.

Pobierz wzór (DOCX, edytowalny) | Pobierz wzór (PDF, do druku)

Jak korzystać z wzorów

Wersja DOCX jest do wypełnienia na komputerze, a PDF do wydrukowania i uzupełnienia ręcznie. Zacznijcie od uchwały zarządu, bo ustala ona zasady zwrotu raz na stałe. Potem przy każdym wyjeździe wypełniacie ewidencję przebiegu i składacie wniosek o zwrot. Pamiętajcie o jednej rzeczy: stawka za kilometr w kole nie jest ustawowym obowiązkiem, tylko Waszą decyzją zapisaną w uchwale. Jeśli Wasze koło ma własne zasady gospodarowania środkami, dostosujcie treść uchwały do nich.

Najczęstsze pytania

Czy koło może po prostu zwrócić pieniądze za paragon z tankowania?
Lepiej tego unikać. Czysta droga to zwrot według kilometrów na podstawie ewidencji przebiegu. Paragon za paliwo bywa najwyżej dodatkiem pomocniczym, nie podstawą rozliczenia.

Czy potrzebna jest uchwała za każdym razem?
Nie. Wystarczy jedna uchwała zarządu ustalająca zasady i stawkę zwrotu. Potem przy każdym wyjeździe składacie tylko wniosek z ewidencją przebiegu.

Czy taki zwrot to przychód osoby, która dostała pieniądze?
Zwrot faktycznie poniesionego kosztu używania pojazdu na rzecz koła co do zasady nie jest dochodem do podziału między członkinie. Przy większych lub nietypowych kwotach warto potwierdzić ujęcie z księgową koła.

Skąd wziąć stawkę za kilometr?
Najprościej przyjąć w uchwale stawki używane powszechnie w 2026 roku: 0,89 zł dla aut do 900 cm³ i 1,15 zł powyżej 900 cm³.

Czy są gotowe wzory dokumentów?
Tak. W sekcji „Wzory do pobrania” znajdziesz uchwałę zarządu, ewidencję przebiegu i wniosek o zwrot, każdy w wersji DOCX do edycji i PDF do druku.

Autor: Michał Parda, Skarbiec KGW